KINNITATUD
Tallinna Pääsküla Kooli
direktori
17 . detsembri 2018 käskkirjaga
nr 1.1-5/5
TALLINNA PÄÄSKÜLA KOOLI
ASJAAJAMISKORD
SISUKORD
1. Üldsätted
2. Mõisted
3. Töötajate vastutus ja pädevus
4. Kooli sideandmed
5. Kooli asjaajamises kasutatavad
infosüsteemid
6. Autentimine ja digiallkiri
7. Dokumendiringlus
8. Dokumentide vormistamine
9. Dokumendiplangid
10. Dokumentide elemendid
11. Dokumendi kuupäev ja kellaaja märkimine
12, Dokumendi adresseerimine
13. Dokumendi registreerimise kohustus
14. Dokumentide registreerimise kord
15. Viit
16. Toimingud enne dokumendi registreerimist
17. Dokumendi registreerimise tähtaeg
18. Dokumendi kohta infosüsteemi kantavad
andmed
19. Dokumentidele juurdepääsupiirangu seadmise
nõue
20. Tähtajad
21. Dokumendi läbivaatamise ja kooskõlastamise
kord
22. Dokumentide allkirjastamine ja ametliku
kinnitusega tõestamise kord
23. Dokumentide teatavaks tegemine ja
kättetoimetamine
24. Asja lahendatuks lugemine
25. Ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse
lahendamise kontrolli kord
26. Õplaspileti väljaandmise kord
27. Õpilaspileti registreerimine ja tagastatud
õpilaspileti hävitamise kord
28. Dokumentide hoidmise ja hävitamise kord
29. Asjaajamise üleandmine ja ülevõtmine
1 Üldsätted
1.1 Tallinna Pääsküla Kooli
asjaajamiskorras (edaspidi kord) reguleeritakse Tallinna Pääsküla
Kooli (edaspidi kool) asjaajamisele esitatavad nõuded ja
määratakse kindlaks asjaajamistoimingute teostajad.
1.2 Kooli asjaajamises juhindutakse
Tallinna linna asutuste ühtsest asjaajamiskorrast, kooli põhimäärusest ja
teistest õigusaktidest ning Tallinna Haridusameti juhataja käskkirjadest.
1.3 Kooli asjaajamisperiood on
kalendriaasta, õppetegevusega seotud dokumentide asjaajamisperioodiks on
õppeaasta so 01. september kuni 31.august.
1.4 Kooli asjaajamine on üldjuhul
elektrooniline.
1.5 Kooli asjaajamine tagab:
1.5.1 kooli ülesannete täitmise ja
otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt
õigusaktidega ette nähtud ulatuses;
1.5.2 kooli efektiivse töö ning
inimeste ladusa teenindamise;
1.5.3 dokumentide vastavuse
õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele;
1.5.4 dokumentide kiire ringluse;
1.5.5 dokumentide lihtsa ja kiire
leidmise ning juurdepääsu neile;
1.5.6 dokumentidele kehtestatud
juurdepääsupiirangutest kinnipidamise;
1.5.7 dokumentide tähtaegse
täitmise ning kontrolli asjade lahendamise üle;
1.5.8 dokumentide ja nende
tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul.
1.6 Kui õigusaktid dokumentide
koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, e-posti või läbirääkimiste
teel.
1.7 Asjaajamine ja dokumendihaldus
tagavad asutustevahelise dokumendivahetuse ja dokumentide säilitamise
selliselt, et oleks tagatud dokumendi autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus
ja kasutatavus nende arhiivi üleandmiseni või hävitamiseni.
2. Mõisted
2.1 Käesolevas korras kasutatakse
mõisteid järgmises tähenduses:
2.1.1 allkiri on digitaalne või
omakäeline allkiri, mis märgib isiku seost dokumendiga;
2.1.2 asi on ühes küsimuses peetav
kirjavahetus ja menetlustoimingud;
2.1.3asjaajamine on dokumentide koostamise,
vormistamise, registreerimise, süstematiseerimise, menetlemise ja säilitamisega
seotud tegevus;
2.1.4 dokumendiplank on kindla
formaadiga paberileht või dokumendimall, millele on kantud koostatavate
dokumentide püsielemendid;
2.1.5 dokumendiringlus on
sissetulevate ja väljasaadetavate selgitustaotluste, märgukirjade, isiku
avalduste, kirjade ja teabenõuete liikumine koolis nende saamise või koostamise
hetkest kuni täitmise või väljasaatmiseni;
2.1.6 dokumendivahetuskeskus ehk
DVK on infosüsteem, mis osutab keskset dokumendi- ja infovahetusteenust
dokumendihaldussüsteemidele ja teistele dokumente käsitlevatele
infosüsteemidele;
2.1.7 dokument on mis tahes
teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud kooli tegevuse
käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse
tõendamiseks;
2.1.8 dokumentide loetelu on kooli
tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja haldamiseks ning
neile säilitustähtaja ning juurdepääsupiirangute määramiseks koostatud loetelu;
2.1.9 juurdepääs dokumendile on
õigus ja võimalus tutvuda dokumendiga;
2.1.10 registreerimine on
õigusaktides ette nähtud korras dokumendi faili ja metaandmete kandmine Eesti
koolide haldamise infosüsteemi (edaspidi EKIS).
2.1.11 säilitustähtaeg on aeg,
mille jooksul dokument tuleb säilitada. Tähtaeg esitatakse tavaliselt aastates
või alatisena;
2.1.12 toimik on asjaajamises sisu
või liigi poolest kokkukuuluvate dokumentide kogum, mis tavaliselt piirdub ühe
asjaajamisperioodiga.
3. Töötajate
vastutus ja pädevus
3.1 Kooli asjaajamise korraldamise
tagab kooli direktor.
3.2 Kooli asjaajamist korraldab
juhiabi.
3.3 Kooli töötaja vastutab oma
tööülesannete piires dokumentide nõuetekohase loomise, menetlemise ja hoidmise
eest, sh:
3.3.1 temale saabunud või tema
poolt välja saadetud registreerimiskohustusliku dokumendi (sh kooli ülesannete
täitmisega seotud e-kirja) registreerimise korraldamise eest;
3.3.2 juurdepääsu- ja
kasutuspiiranguga teabe ainult enda teada hoidmise ja teadmisvajadusest lähtuvalt
selle edastamise eest teistele töötajatele ja isikutele.
4. Kooli
sideandmed
4.1 Kooli postiaadress on
Vikerkaare 10/Põllu 109, postiindeks 10921 Tallinn, e-posti aadress
paaskyla@paaskyla.tln.edu.ee, veebilehe aadress www.paaskyla.tln.edu.ee ja üldtelefoni
number 677 7499.
5. Kooli
asjaajamises kasutatavad infosüsteemid
5.1 Kool kasutab asjaajamises Eesti
koolide haldamise infosüsteemi (edaspidi EKIS).
6. Autentimine
ja digitaalallkiri
6.1 Infosüsteemidesse võib dokumente
sisestada ja neid seal luua ja menetlusmärkeid teha kooli töötaja, kellel on
vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud (edaspidi autentimine).
6.2 Autentimine toimub vastavalt
infosüsteemi põhimäärusele isikutunnistusele (ID-kaardile) kantud digitaalset
tuvastamist võimaldava sertifikaadi alusel või muu isiku digitaalset
tuvastamist võimaldava vahendi abil või parooliga.
6.3 Isikutunnistusele kantud
digitaalset tuvastamist võimaldava sertifikaadi abil saavad töötajad
infosüsteemides dokumente digitaalselt allkirjastada.
7. Dokumendiringlus
7.1 Kooli dokumendiringlus hõlmab
dokumentide saamist kuni nende lahendamiseni..
7.1.1 Kool registreerib kooli
dokumendiregistris tema ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Dokumendiregistrit
peetakse digitaalselt.
7.1.2 Kooli nimele saabunud posti
sorteerib, avab ja kontrollib (dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu,
dokumendis märgitud lisade olemasolu, adressaadi õigsust ja seda, kas sama
dokumenti ei ole juba registreeritud) juhiabi. Saadetised märkega “isiklik”
edastatakse adressaadile avamata.
7.1.3 Kooli üldisele e-posti
aadressile paaskyla@paaskyla.tln.edu.ee saabunud
ametlik post registreeritakse ning salvestatakse dokumendihaldussüsteemis
juhiabi poolt.
7). Dokumendiringlus koolis loodud dokumentide korral
7).1 Koolis loodud dokumentide
ringlus hõlmab dokumentide loomist kuni nende väljasaatmiseni.
7).1.1 Dokumente
koostavad kõik kooli töötajad, hoolekogu, õppenõukogu, õpilasesindus ja
atesteerimiskomisjon.
7).1.2 Vajadusel
kooskõlastuse või arvamuse võtmine, enne dokumendi allkirjastamist, kinnitamist
või kehtestamist
7).1.3
Dokumendi allkirjastamine, kinnitamine või kehtestamine. . Dokumendi
allkirjastab dokumendi koostanud isik või haldusorgani juht. Dokumendi
kinnitamise õigus on direktoril või juhiabil haldusmenetluse seaduse 6. jaos
sätestatud tingimustel ja korras.
Dokument
kehtestatakse haldusaktiga.
7).1.4 Kõik koostatud dokumendid registreeritakse
dokumendiregistris juhiabi poolt.
7)1.5
Registreeritud dokumendid, sõltuvalt dokumendid sisust, kas avalikustatakse
kooli veebilehel või dokumendiregistri kaudu või toimetatakse kätte adressaadile
haldusmenetluse seaduse 7. jaos sätestatud viisil.
8. Dokumentide
vormistamine
8.1 Dokument vormistatakse üldjuhul
elektrooniliselt. Dokument vormistatakse paberil, kui:
8.1.1 asjaomane nõue on sätestatud
õigusaktis;
8.1.2 adressaadi elektronposti
aadress ei ole teada või adressaat soovib paberdokumenti;
8.1.3 see tuleneb heast tavast.
8.2 Dokumentidele esitatavad
üldnõuded:
8.2.1 kooli dokumendid tuleb
koostada ja vormistada õigusaktide ja standardite nõuete kohaselt;
8.2.2 dokumendi tekst peab olema
täpne ja lühike, vastama eesti kirjakeele normile, olema stiililt korrektne ja
üheselt arusaadav;
8.2.3 üldjuhul käsitleb dokument
ühte teemat;
8.2.4 kõik dokumentide ja nende
menetlemise kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle
osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.
9. Dokumendiplangid
9.1 Koolil on järgmised
arvutiga valmistatud dokumendiplangid (edaspidi plank):
9.1.1 kirjaplank;
9.1.2 üldplank.
9.1.3 Kooli kirjaplank on eestikeelne.
Plangi üleval osas on kooli logo ja kooli nimi ning plangi all on kontaktväli.
Kooli kirjaplangil olev tekst on rohelist värvi. Vajaduse korral lisatakse
plangile kooli nime tõlge võõrkeelde või võõrkeeltesse. Kahes või enamas keeles
plankidel paigutatakse esikohale nimi eesti keeles, seejärel võõrkeeltes keelte
tähestikulises järjekorras.
9.2 Kooli üldplangi tekst on
mustvalge. Üleval osas on Tallinna suure vapi kujutis, kooli nimi ja dokumendi
liigi nimetus.
9.3 Plangile vormistatakse üldjuhul:
9.3.1 kiri;
9.3.2 protokoll või akt;
9.3.3 õigusakt;
9.3.4 dokumendid, millele ei
ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi.
9.5 Dokumendiplankide kasutamise
eest vastutab juhiabi. Rikutud plangid hävitatakse paberipurustajas.
10. Dokumentide
elemendid
10.1 Dokumendi kohustuslikud
elemendid on:
10.1.1 autor – dokumendi väljaandja
ametlik nimetus nimetavas käändes;
10.1.2 liik
10.1.3 pealkiri
10.1.4 allkirjastaja(d) – allkiri,
nimi ja ametinimetus.
10.2 Digitaaldokument võib olla
allkirjastamata, kui see on EKISesse või mõnda teise infosüsteemi sisestatud
või seal loodud käesoleva korra punktide 8 – 12 kohaselt.
10.3 Dokumendiliigist tulenevalt
kasutatakse lisaks punktis 10.1 loetletud elementidele järgmisi elemente:
10.3.1 aadress;
10.3.2 adressaat;
10.3.3 kasutusmärge;
10.3.4 kontaktandmed;
10.3.5 koostaja;
10.3.6 lisaadressaat;
10.3.7 lisamärge;
10.3.8 pealkiri;
10.3.9 seosviit;
10.3.10 viit;
10.3.11 muud dokumendi elemendid.
11. Dokumendi
kuupäeva ja kellaaja märkimine
11.1 Dokumendi kuupäev on:
11.1.1 õigusakti või akti
allkirjastamise kuupäev;
11.1.2 protokolli puhul istungi või
koosoleku toimumise või toimingu kuupäev;
11.1.3 lepingu allkirjastamise
kuupäev;
11.1.4 väljasaadetava kirja
allkirjastamise kuupäev;
11.1.5 dokumendi registreerimise
kuupäev, kui dokumenti ei allkirjastata;
11.1.6 saabunud kirja, avalduse,
taotluse, teabenõude või märgukirja registreerimise kuupäev;
11.1.7 muu dokumendi menetlemise
toiminguid kajastav kuupäev.
11.2 Dokumendiplangil tuleb
kuupäeva märkimisel kasutada kindlaks määratud vormingut. Õigusaktides ja
välisriikides peetavas kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist
märkimisviisi.
11.2.1 Vajaduse korral märgitakse
dokumendile lisaks kuupäevale ka kellaaeg.
11.2.2 Kui digitaalselt
allkirjastatud dokument hakkab kehtima allkirja andmise hetkel, siis ei märgita
dokumendi päisesse kuupäeva.
12. Dokumendi
adresseerimine
12.1 Dokumendi adresseerimisel
eelistatakse personaalset adresseerimist.
12.2 Kui dokumendil on palju
adressaate, võib need üldistada. Seda on lubatud teha juhul, kui dokument on
suunatud üheliigilistele asutustele või inimrühmale.
12.3 Dokumendi adressaatide hulgas
nimetatakse võimaluse korral dokumendi põhiadressaat ja lisaadressaadid.
13. Dokumendi
registreerimise kohustus
13.1 Kool registreerib kõik
ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid, olenemata dokumendi loomise,
saamise või saatmise viisist ja teabekandjast.
13.2 Dokument on registreeritud,
kui sellele on antud viit ja selle kohta on EKIS-esse kantud antud
dokumendiliigi puhul nõutavad identifitseerimist võimaldavad andmed.
13.3 Registreerida tuleb järgmised
dokumendid:
13.3.1 koolis koostatud ja
allkirjastatud käskkirjad;
13.3.2 koolis koostatud protokollid
ja aktid;
13.3.3 lepingud;
13.3.4 saabunud ja väljasaadetavad
dokumendid (kirjad, avaldused, taotlused, märgukirjad, teabenõuded jm);
13.3.5 suulised teabenõuded,
mida ei täideta viivitamata;
13.3.6 muu dokument, mille registreerimise
kohustus tuleneb õigusaktidest või käesolevast asjaajamiskorrast.
13.3.7 nõuetele mittevastavad
dokumendid registreeritakse, kui need dokumendid sisaldavad olulist teavet.
13.4 Dokumente registreerib
juhiabi.
14. Dokumentide
registreerimise kord
Saabunud paberdokumendi esimese
lehekülje vabale pinnale tehakse templiga saabumismärge, mis sisaldab asutuse
nimetust, saabumise kuupäeva ja viita ning vajaduse korral
juurdepääsupiirangut.
15. Viit
15.1 Dokumendile registreerimisel märgitav
viit koosneb sarja tähisest kooli dokumentide loetelu järgi ja
järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi ning vajaduse korral dokumenti
individualiseerivast numbrist.
15.2 Sama teemat korduvalt käsitlev
dokument (nt algatus- ja vastuskiri) registreeritakse üldjuhul ühe
järjekorranumbriga, millele lisatakse dokumenti individualiseeriv number.
15.3 Üldjuhul algab
registreeritavate dokumentide numeratsioon iga asjaajamisperioodi algul
numbrist 1.
15.4 Kindla tegevusperioodi või
ülesandega moodustatud töörühmade, komisjonide või teiste kindla ülesandega
üksuste protokollid või muud dokumendid võib nummerdada läbivalt kogu
tegevusperioodi jooksul.
15.5 Sarja tähistena kasutatakse
araabia numbreid ja ladina tähti, mida võib üksteisest eraldada sidekriipsu,
punkti või kaldkriipsuga.
15.6 Dokumentide registreerimise
tähistuste (viidete) süsteem on kindlaks määratud dokumentide loetelus.
16. Toimingud
enne dokumendi registreerimist
16.1 Enne dokumendi registreerimist
kontrollib dokumendi registreerija dokumendi terviklikkust, allkirjade
olemasolu (allkirja faksiimile ega muu allkirja jäljend ei asenda allkirja),
dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust.
16.2 Isiklikud ja valele
adressaadile või dokumendis mitte märgitud adressaadile saabunud dokumendid
edastatakse õigele adressaadile neid koolis registreerimata.
16.3 Kui asja lahendamine ei kuulu
kooli pädevusse, edastatakse avaldus, taotlus, märgukiri või teabenõue
vastavalt kuuluvusele, teatades sellest saatjale kirjalikult viie tööpäeva
jooksul.
16.4 Kui asja lahendamine kuulub
kohtu pädevusse, siis teatatakse sellest saatjale viie tööpäeva jooksul tema
avaldust (taotlust) või märgukirja kohtule edastamata.
16.5 Dokumendi, mis ei vasta
punktis 16.1 sätestatud nõuetele, võib registreerida, kui see sisaldab olulist
teavet.
17. Dokumendi
registreerimise tähtaeg
17.1 Dokumendid registreeritakse
nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse
protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval.
17.2 Kui dokumendil on märge
„KIIRE”, siis see registreeritakse ja edastatakse läbivaatamiseks viivitamata.
18. Dokumendi
kohta infosüsteemi kantavad andmed
18.1 Iga dokument registreeritakse
üks kord. Ühes asutuses registreeritud dokumenti ei registreerita uuesti teises
asutuses.
18.2 Dokumendi kohta kantakse
EKIS-esse antud dokumendiliigi puhul nõutavad andmed.
18.3 Failide lisamisel infosüsteemi
ei ole lubatud kasutada CDOC-vormingut ehk salvestada faili ID-kaardiga
krüptitud kujul.
18.4 Elektrooniline dokument tuleb
EKIS-esse salvestada muutmata kujul. Paberdokument tuleb EKIS-esse lisada
skaneeritult.
19. Dokumentidele
juurdepääsupiirangu seadmise nõue
19.1 Kooli dokumendid on üldjuhul
avalikud ja avalikustatakse EKIS-e kaudu kooli kodulehel.
19.2 Seaduses sätestatud juhul
kehtestatakse dokumendile või selle osale juurdepääsupiirang.
Juurdepääsupiiranguga dokumendisarjad määratakse kindlaks dokumentide loetelus.
19.3 Kui dokument ei kuulu
juurdepääsupiiranguga dokumendisarja, kuid sisaldab teavet, millele juurdepääsu
tuleb seaduse alusel piirata, tuleb juurdepääsupiirang kehtestada eraldi.
19.4 Dokumendile või
dokumendisarjale juurdepääsupiirangu kehtestamisel märgitakse EKIS-es ja
paberdokumendi esilehele juurdepääsupiirangu aluseks olev seadusesäte ja
piirangu kehtivuse tähtaeg.
19.5 Juurdepääsupiiranguga
dokumendi või dokumendisarjaga võib tutvuda töötaja, kellele see on vajalik
tööülesannete täitmiseks.
19.6 Juurdepääsupiiranguga teavet
sisaldava paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse märge
„ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS“ või lühend AK, märkele lisatakse viide
asjakohasele õigusakti sättele, juurdepääsupiirangu vormistamise kuupäev ja
lõpptähtpäev.
19.7 Juurdepääsupiiranguga elektroonilistele
dokumentidele seatakse juurdepääsupiirang EKIS-e tehniliste võimalustega.
20. Tähtajad
20.1 Vastamistähtajad on järgmised:
20.1.1 saabunud kiri ja avaldus –
30 kalendripäeva;
20.1.2 märgukiri ja
selgitustaotlus – 30 kalendripäeva;
20.1.3 teabenõue – 5 tööpäeva.
20.2 Asi lahendatakse viivitamata,
arvestades õigusaktides ette nähtud tähtaegu.
20.3 Mõjuval põhjusel võib asja
lahendamise tähtaega õigusaktides ette nähtud korras ja tingimustel pikendada.
20.4 Tähtaja pikendamisest teatatakse
dokumendi esitajale, saatjale või ülesande andjale enne tähtaja saabumist.
20.5 Dokumentide läbivaatamise ja
asja lahendamise tähtaegu arvestatakse dokumendi saabumisele järgnevast
päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti.
21. Dokumendi läbivaatamise ja kooskõlastamise kord
21.1
Dokumendiregistris registreeritud saabunud dokumendi vaatab läbi juhiabi
dokumendi saabumise või sellele järgneval tööpäeval ning edastab direktorile,
kes määrab lahendaja, tähtaja ning vajadusel asja lahendamise korra ja muud
asjaolud.
21.2
Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja juhiabi teavitatakse
läbivaatamise ja lahendamise tulemustest viivitamata, kuid mitte hiljem kui
õigusaktides määratud tähtajal.
21.3 Dokumentide läbivaatamise ja asja lahendamise tähtaegu
arvestatakse dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei
tulene teisiti.
21.4 Koolisiseselt kooskõlastust vajavad
dokumendid kooskõlastatakse digitaalselt. Dokument on kooskõlastatud, kui
kooskõlastaja teeb märke dokumendihaldussüsteemis.
21.5 Asutuste vahel
kooskõlastatakse dokumendid kirjalikult või muul viisil vastavalt
õigusaktidele. Asutustevaheliseks kooskõlastamiseks esitatud dokumentide
kooskõlastamise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast
kuupäevast ning dokumendid kooskõlastatakse õigusaktides ettenähtud tähtaegu
arvestades.
21.6 Dokument saadetakse
kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt madalamale asutusele, ametnikule või
töötajale ning seejärel kõrgemalseisvale asutusele või astmelt kõrgemale
ametnikule või töötajale.
21.7 Kui
dokument on asjaomaste asutuste, ametnike või töötajatega kooskõlastatud,
saadetakse see allkirjastamiseks koos kõikide lisade ja teiste asjasse
puutuvate dokumentidega.
21.8 Kui dokumendi kooskõlastaja ei
kooskõlasta dokumenti, tuleb dokumendi allkirjastamisel lisada selle juurde
kooskõlastaja kirjalik eriarvamus või kooskõlastamisest keeldumine.
22. Dokumentide
allkirjastamine ja ametliku kinnitusega tõestamise kord
22.1 Digitaaldokument
allkirjastatakse digitaalselt ühes eksemplaris.
22.2 Paberdokumendi puhul
allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare, nimetades dokumendis nende arvu ja
jaotuse. Paberdokumendi eksemplaride identsuse eest vastutab allkirjastaja.
Paberdokumendi korral ei asenda allkirja selle faksiimile ega muu jäljend.
22.3 Õigusaktid ja protokollid
allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti.
22.4 Lepingute ja aktide puhul
allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare. Eksemplaride arv ja nende jaotus
esitatakse dokumendis.
22.5 Väljasaadetud
kirja kooli jääv ärakiri allkirjastatakse või tõestatakse ametliku kinnitusega.
22.6 Vormistatud dokumendid
allkirjastab direktor. Tema äraolekul Tallinna Haridusameti juhataja
käskkirjaga määratud asendaja.
22.7 Õppealajuhataja, huvijuht ja juhiabi
võivad allkirjastada kirjaplangile vormistatud informatiivse sisuga kirju.
Klassijuhatajad allkirjastavad õpilaste iseloomustused.
22.8 Kooli õigusaktid väljastatakse
vajadusel paberkandjal kinnitatud koopiatena.
22.9 Dokumentide õigsust võib tõestada
ainult originaalkirja(de)ga dokumendist või originaaltõestusmärget omava
dokumendi ärakirjast, koopiast või väljavõttest.
22.10 Märge ÄRAKIRI, KOOPIA,
VÄLJAVÕTE või VÄLJATRÜKK vormistatakse dokumendi esimese lehe paremasse
ülanurka suurtähtedega kirjavahemärke kasutamata.
22.11 Dokumendi viimase lehe
tekstist ja allkirjadest allapoole tehakse tõestusmärge KOOPIA (ÄRAKIRI,
VÄLJAVÕTE, VÄLJATRÜKK) ÕIGE.
22.12 Tõestusmärke pädevus koolis
on juhiabil. Tõestusmärge koosneb dokumendi õigsust kinnitava töötaja ees- ja
perekonnanimest, allkirjast, ametinimetusest ja kuupäevast.
22.13 Ärakirja või väljavõtte võib
vormistada digitaalselt, sel juhul asendab tõestusmärget digitaalallkiri.
23. Dokumentide teatavakstegemine ja kättetoimetamine
23.1 Kui õigusaktide kohaselt tuleb
dokument kellelegi teatavaks teha või kätte toimetada, on dokumendi koostaja
kohustus tagada selle nõude kiire ja tulemuslik täitmine.
23.2 Kool vahetab Tallinna
Haridusametiga dokumente dokumendivahetuskeskuse (DVK) kaudu.
24. Asja lahendatuks lugemine
24.1 Asi loetakse lahendatuks, kui
dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ette nähtud korras sooritatud
ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud ja
vastus või teade on EKIS-es registreeritud.
24.2 Asi loetakse lahendatuks või
dokument tähtaegselt vastatuks, kui:
24.2.1 vastus on sideettevõttele
ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal;
24.2.2 dokument on asjast huvitatud
isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule teatatud;
24.2.3 on sooritatud muud
õigusaktides ette nähtud toimingud. Kui õigusaktide kohaselt ei ole vaja asja
lahendamiseks koostada eraldi dokumenti, siis tehakse EKIS-es algatusdokumendi
väljale „Sisu” täitmismärge, näidates, kes, millal ja kuidas asja lahendas.
25. Ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise
kontrolli kord
25.1 Dokumendi sisulise ja
tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud täitja, mitme
täitja puhul vastutav täitja.
25.2 Dokumentidest tulenevate
ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollib EKISes
juhiabi.
26. Õpilaspileti väljaandmise kord
26.1 Õpilaspilet on
õpilase isikut ja õppimist tõendav dokument, mille annab õpilasele välja õppeasutus
pärast tema arvamist direktori käskkirja alusel kooli õpilaste nimekirja.
26.2 Õpilaspiletile on
kantud järgmised andmed: kooli nimi, õpilase ees-ja perekonnanimi, õpilase
isikukood ja õpilase foto.
26.3 Õpilaspiletil olev
foto saadetakse koolile digitaalselt e-mailile
haridustehnoloog@paaskyla.tln.edu.ee Pilt peab olema jpg formaadis, suurusega
alla 1MB, külgede suhe 4:5 (dokumendifoto). Failinimeks: õpilase isikukood.jpg.
E-mailis märkida õpilase ees- ja perekonnanimi ja klassinumber.
26.4 Esmane õpilaspilet
on õpilasele tasuta.
26.5
Õpilaspileti kadumisel saab selle duplikaati tellida eKoolis.
26.6
Tellitud õpilaspileti saab kätte klassijuhataja käest, kui see on jõudnud
postiga kooli.
27. Õpilaspileti registreerimine
ja tagastatud õpilaspileti hävitamine.
27.1
Õpilaspileti väljaandja registreerib igale
õpilasele väljaantud õpilaspileti.
27.2 Koolist
lahkumise korral muutub saadud õpilaspilet kehtetuks, tagastatud õpilaspilet
hävitatakse.
28. Dokumentide hoidmise ja hävitamise kord
28.1 Digitaaldokumente säilitatakse
EKIS-e infosüsteemis.
28.2 Paberdokumendid koondatakse
toimikutesse. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse algatuskiri
koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega
(memod, ettepanekud, arvamused jms).
28.3 Toimiku seljale ja/või kaanele
märgitakse dokumentide loetelus dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning
asjaajamisaasta number. Dokumendid järjestatakse toimikus kronoloogiliselt, nii
et need käsitlevad asja terviklikult ja toimiku lõpetab asjas viimasena
koostatud või saadud dokument.
28.4 Dokumentide hävitamisel
lähtutakse arhiivieeskirjast.
29. Asjaajamise üleandmine ja ülevõtmine
29.1 Asjaajamise üleandmise
kohustus
29.1.1 Töösuhte lõppemise või
peatumise korral annab töötaja asjaajamise üle selle vastuvõtjaks määratud
töötajale töölt lahkumise päevaks.
29.1.2 Asjaajamise üleandmine
vormistatakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktiga juhul, kui seda nõuab
kooli direktor, üleandja või vastuvõtja.
29.1.3 Kooli tegevuse lõpetamise
või ümberkorraldamise korral antakse asjaajamine üle õigusaktide kohaselt.
29.2 Asjaajamise üleandmise kord
29.2.1 Asjaajamise
üleandmise-vastuvõtmise akt peab sisaldama:
29.2.1.1 täitmisel olevate
lepingute loetelu;
29.2.1.2 kehtivate lepingute
loetelu;
29.2.1.3 lahendamisel olevate
ülesannete ja asjaomaste dokumentide loetelu;
29.2.1.4 üleantavate
üksikdokumentide ja toimikute loetelu.
29.3 Asjaajamise
üleandmise-vastuvõtmise akti vorminõuded:
29.3.1 Akti märgitakse kooli
direktori määratud, asjaajamise üleandmise juures viibivate töötajate nimed ja
ametikoha nimetused ning akti eksemplaride arv ja jaotus.
29.3.2 Akti allkirjastavad
asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja kooli direktori määratud töötajad, kes
viibivad asjaajamise üleandmise juures. Akti kinnitab kooli direktor.
29.3.3 Akt registreeritakse
EKIS-es.
29.4 Mittenõustumine akti sisuga
29.4.1 Kui üks pool ei ole asjaajamise
üleandmisel või vastuvõtmisel akti sisuga nõus, siis esitatakse enne
allkirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille
olemasolu kohta tehakse akti märge.